Gereksinimlerin Belirlenmesi Için Bilgi Toplama Teknikleri

Gereksinimlerin belirlenmesi için çesitli kaynaklardan bilgiler toplanmasi gerekmektedir. Bilgi toplanirken önemsenmesi gereken hangi bilginin, hangi kaynaktan, hangi teknik ve metodolojiler kullanilarak elde edilecegidir. Toplanilan bilgiler sonucunda gereksinim belgesi veya belirtim belgesi olusturulur. Gereksinim belgesi problem alan tanimini, problemin çözümlenmesi için ihtiyaç duyulan gereksinimleri ve istemci tarafindan konulmus kisitlamalari içerir. Bilgi toplama kaynaklari: Istemciler, istemci belirtimleri, varolan sistem ve belgeleri, varolan sistem kullanicilari, yeni sistemin potansiyel kullanicilari, rakip ürünler, problem alan uzmanlari, sistem karakteristiklerini ve davranislarini tanimlayan belgeler, teknik standart ve yasalardir. Bilgi toplama teknikleri: Problem alani hakkinda arastirma yapmak, serbest fikir atmak, mukamele analizi, belge incelemek, mulakat, anketler, ozellik azaltmak, gorev gozlemi ve kullanim senaryolari, senaryolar’dir.

Problem alani hakkinda arastirma yapmak: Problem alanina girisi saglar. Is planlari, islemsel yordamlar, teknik kilavuzlar, kullanici kilavuzlari problem alan’i hakkinda bilgi sahibi olunmasini saglar. Bu teknigi kullanan kisi not almalidir. Mulakat: En önemli bilgi toplama teknigidir. Geçis çapli esnek iletisim sonucunda kullanicinin gereksinim bilgilerine erismesini saglar.

Görüsme iki tipte olabilir. Yapisal görüsme ve yapisal olmayan görüsme. Yapisal görüsmede sorular önceden planlanmistir. Problem, gereksinim ve problem alan tanimi hakkinda detayli bilgiye sahip olundugu takdirde etkindir. Yapisal olmayan görüsme sorulari önceden planlanmamis, görüsmenin akisina göre gerçeklestirilen görüsme tipidir. Bilgi toplama plani hazirlanir. Görüsme yapilan kisi ve hedefler belirlenir. Hedefler dogrultusunda sorular sorulur. Buradaki kritik konu, görüsmeyi gerçeklestiren kisinin sordugu tüm sorulara cevap almasi ve anlamasidir. Görüsme yapilan kisi yönlendirilmemelidir. "Sistemde su degisiklikleri yapsak iyi olur degil mi", "Kullandiginiz sistem hangi islemi saglamaktadir", "Sistem yöneticisinin koydugu hangi teknik kisitlar vardir?" gibi sorular sorulmalidir. Gerekli olan bilgiler tek bir görüsme ile saglanabilir. Fakat gerçeklestirilen görüsmenin yenilenmesi en iyi yöntemdir. Böylece ilk görüsmenin analiz edilmesi ile ortaya çikan yeni sorular cevaplandirilabilir. Görüsme sirasindaki elde edilen bilgiler görüsmeyi gerçeklestiren kisi tarafindan ya da üçüncü bir kisi tarafindan not alinabilir ya da video, kasede kaydedilebilir. Burada en genel yöntem bir kisinin not almasi ve ayni zamanda görüsmenin kaydedilmesidir. Daha sonra bu iki materyal karsilastirilarak daha gerçekçi bilgiler elde edilebilir. Görüsme yapilacak kisi ile ayni terminolojiyi ve jargonu paylasmak önemlidir. Görüsme sirasinda problemi, gelistirilecek çözümün sürecini ve bilgi toplanmasini saglayacak sorular sorulmalidir. Gelistirilecek çözüm sürecini ögrenmek için sorulan sorular sunlardir :

• Çözüm kime yarar saglayacaktir?

• Yeni bir çözüme ihtiyaç duyulmasinin sebebi nedir?

• Teslim tarihi ve maliyetinin ne olmasi beklenmektedir? Görüsme sorasinda elde edilecek bu bilgiler gereksinim analizinde kullanilmamasina ragmen proje planlama sürecinde kullanilmaktadir. Görüsme sonunda görüsme yapilan kisiye bazi sorular sorularak görüsme degerlendirilebilinir.

• Sorular konu ile ilgili miydi?

• Görüsme gerçeklestirilen kisinin verdigi cevaplar resmi mi?

• Sorulara cevabi en iyi verecek kisi görüsmenin gerçeklestirildigi kisi mi?

• Görüsmeyi gerçeklestiren kisinin çok soru sorup sormadigi.

• Görüsmeyi gerçeklestiren kisinin sormasi gereken baska soru olup olmadigi.

• Görüsülen kisinin, görüsmeyi gerçeklestiren kisiye soru sormak isteyip istemedigi.

• Görüsülmesi gerekilen baska kisinin olup olmadigi.

Görüsmeler sirasinda karsilasilan bazi engeller :

• Gerekli kisilere erisim zorlugu

• Görüsmede konusulan bilgilerin kaydedilme zorlugu

• Görüsülen kisinin kibar olmasi ve karsi tarafin duymak istedigi seyleri söylemesi

• Görüsmeyi gerçeklestiren kisinin, görüsülen kisiye onaylama (confirmation) sorulari sormasi

• Iletisim problemleri

• Gizli bilgiler ve organizasyonel tedbirler nedeni ile yanlis bilgilendirme ANKET : Önceden planlanmis sorular anlasilir olmali, sorularda belirsizlik olmamalidir.

Anketler genis bir topluluktan bilgi edinmeyi saglar. Diger yöntemlere göre daha ucuzdur. Çoklu seçenekler analiz yapilmasini kolaylastirir. Görüsmeye ek olarak düsünülebilir. Belgelerin Incelenmesi : Bu teknik sistem girdilerinin, ciktilarinin, uygulanan islevlerin ve veri gereksinimlerinin tanimlanmasi için kullanilir. Bu yöntem mulakat ve gorev analizi ile birlikte kullanilmalidir. Bu teknikteki en büyük tehlike gerçek sistem ile belgelenmesi yapilan sistemin birbirine uymamasidir. Gorev gozlemi : Tesadüfi ya da planli olabilir.

Tesadüfi gözlemler, görüstürmeyi gerçeklestiren kisiye önemli ve kullanilabilir ipuçlari saglar. Planlanmis gözlemin birçok avantaji vardir. Planlanmis gözler sirasinda gözlemci, gözlenen kisinin isi nasil yürüttügünü, karsilastigi problemleri takip eder. Diger yöntemlere göre daha avantajlidir. Çünkü mulakat’in limitleri ve yanlisliklari olabilir. Son yillarda Insan-Makine Etkilesimi (Human Machine Interaction, Task Analiz de denilir) gözlemcilere bilgi vermek için kullanilmaktadir.

Burada bilginin nasil kaydedildigine, analiz edildigine odaklanilmaktadir. Burada gözlemcinin uzmanligi da önemlidir. Çünkü gözlem sonucunda elde edilen bilgiler gereksinim bilgilerinin toplanmasinda, belirtimlerin belirlenmesinde ve harici tasarim asamalarinda kullanilmaktadir. Ayrica neyin gözlemlenmesi gerektigi de önemlidir. Ayrica gorev gozlemi ile mulakat birarada gerçeklestirilebilir. Gözlemci, gözlemledigi kisiye ne yaptigini, nasil yaptigini, neden yaptigini sorabilir.

• Kullanim Senaryolari(Use Cases): Çözüm sistemi ile potansiyel kullanicilar arasindaki iliskiyi tanimlar. Istemci/Kullanicinin tasarim ve ozellikler hakkinda ne düsündügünü ögrenmek için bu yöntem kullanilmaktadir. Prototipler bu çalismalari desteklemektedir.

• Serbest Fikirler Atmak (Brainstorming): Bir grup insanin yeni fikirler olusturmak amaci ile biraraya gelmesidir.

Kisa süren oturumlar daha verimlidir. Oturumlar en az yedi kisi ile yapilmali ve oturuma katilacak kisilerin seçimine önem verilmelidir. Herkes kendi düsüncesini ifade etmeli, ifade edilen düsünceler elestirilmemeli ve tartisilmalidir. Ifade edilen düsünceler not alinmali ve daha sonra üzerinde oylama yapilmalidir. Toplanti gerçeklestirilmerden önce oturumlara katilacak kisiler yeni fikirler üretmeli, genel bir strateji olusturulmali ve not alinmalidir. Bazen fikir üretiminden hemen sonra fikirin gerçeklestirilmesi saglanir.