Organizasyonlarda Teknik Bilgi İletişimi

Yazılım sektöründe çalışan her şirketin rekabet yeteneği, elemanlarının sahip olduğu teknik bilgi (know-how) ile doğru orantılıdır. Yazılım sektöründe arazi, makina, vs. gibi "demirbaşlar" yoktur. Tek malzeme, çalışanlarının kafasında tuttuğu bilgilerdir. Bu sebeple, teknik bilginin ve tecrübenin şirket içinde yayılması çok önemlidir. Eğer şirket içinde teknik bilgi paylaşımı çok az ise, bu derde bir deva bulmak için kolları sıvamalısınız. Bu soruna "çözüm" için ilk akla gelen "deva" genelde şu olmaktadır: Problemin üstüne araç atmak. Meselâ, "forum düzenleyen X aracını kuralım" çözümü ile teknik elemanların bilgi paylaşımı teşvik edilmeye çalışılması düşünülür. Fakat bu sözde çözüm, daha altta olan bir sorunu gizleyecektir.

Sorunu iyi analiz etmek için, şirket içinde e-posta öbeklerine atılan teknik mesajların sayısına bakınız. Eğer insanlar e-posta gibi basit bir medya üzerinde bilgi paylaşmıyorlarsa, yeni kurduğunuz X aracı üzerinden niye bilgi paylaşsınlar? X aracının kullanımı daha mı basittir? Bu araç büyük bir ihtimalle Web arayüzü olan bir program olacaktır, ve kullanıcı iisssmiiii, şiiiifresssi girildikten sonra bir saaaaayfayaaaa girilip foruma mesaj yazılacaktır. Ve tabii bu girilen mesajın herkes tarafından "görülme" durumu vardır. Bu forum ne kadar sıklıkla takip edilecektir? Gönderilen e-posta mesaji gibi anında kullanıcının masaüstü üzerinde görülecek midir? Cevap hayır. Teknik bilgi paylaşımı konusunda bir hatıra paylaşmak istiyorum. Fort Point Partners adlı .com danışman şirketimizde birçok "bilgi idaresi" (knowledge management) seferlerine (crusade) tâbi olduk. Bu atılımlar, şirket Dosya Servis Makinasını indekslemek ve bir web sayfasından aranabilir hale getirmek gibi şeyler sâğladılar.

Fakat hiçbiri teknik liderlerin ve programcıların kendi e-posta hesapları içinde tuttukları e-posta arşivlerinin yerine tutamamıştır. Bu durumun en ilginç örneklerinden biri, şirkette en uzun süredir çalışan bir teknik liderin, birinin sorduğu bir teknik soruya Roger adlı arkadaşımızın verdiği bir cevabı, 3 sene öncesinde "aynı" teknik soruya verdiği cevaba "tutarlılık" açısından kontrol etmesiydi! Roger hakikaten aynı cevabı vermişti, ve arkadaşımız olan teknik lider Roger'ı bu tutarlılığı açısından kutlamıştı! :) Burada kullanılan bilgi idaresi tekniği, e-posta arşivinde arama yapmaktan ibarettir! Arama özelliğinin gücünü yabana atmamak gerekir. Sonuçta google'ın İnternet'i nasıl bir bilgi erişim ortamına çevirdiğini hepimiz biliyoruz. O zaman, bilgi idaresini iyileştirmek isteyen şirkete dönersek, yapılması gerekenler şunlar olmalıdır. * Bilgi paylaşımı teşvik edilmelidir: E-posta öbeklerine gönderilen mesaj sayısı artmalıdır. Daha önce bahsettiğim şirket FPP, bu konuda kültürel olarak oldukça iyi idi. Hattâ bilgi paylaşımını şirket kültürünün as maddelerinden biri hâline getirdiklerini söyleyebiliriz. Şirkete girdiğimiz andan itibaren bu paylaşma yönünde olan teşvik kafamıza çakılmaktaydı, ve bu teşvik en tepeden, başkan ve CEO seviyesinden geliyordu. Meselâ her Pazartesi günü sabah yapılan toplantılarda "alınan dersler" gibi bir bölümde, birinin bir alınan ders paylaşması istenirdi. Tabii her şirket (ve ülke) kültürü bu kadar şov gerektiren bir durumu kaldırmayabilir, fakat bu yönde, ve aynı güçte teşvikler verilebilir.

• E-posta servisiniz kullanışlı olmalıdır: Arşivler için insanlara yer açın. Bilgi işlem sektöründe çalışan insanlar için 70-80 MB'lık yer, yer değil, bir şakadır. E-posta servisiniz nedir? Lotus Notes gibi garabet yazılımları atın. Microsoft'u sevmememize rağmen, MS Outlook'un Notes'dan daha iyi olduğunu belirtmeliyim. Hangi yazılımı kullanırsanız kullanın, hızlı ve kullanımı rahat olsun. Arama özelliği rahat erişilir ve hızlı olsun.

• E-posta öbeklerini dışarıdan indekslemeyi düşünün: Şirkete X tarihinda katılmış bir arkadaş, 3-4 sene önceki teknik yazışmaları görebilmelidir. Bunun için belki de şirket içinde pişirilmiş (homegrown) bir gezici/indeksleyici (spider) programı pek güzel işinizi görür. Java + Tomcat + Perl gibi bir çözümün bu bağlamda yapamayacağı şey yoktur. Yâni sonuç itibariyle, sorunu talep ucunda değil, arz ucunde çözmek lazımdır.